Khi Nào Xuất Hóa Đơn Điều Chỉnh Giảm

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là một hoạt động không thể tránh khỏi. Vậy, khi nào cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn cũng như hướng dẫn cách thức thực hiện xuất đúng quy trình, đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán, đồng thời tuân thủ pháp luật về hóa đơn.

Một số quy định về điều chỉnh giảm doanh thu

Dựa theo Khoản 1 Điều 81 của Thông tư 200 về việc điều chỉnh giảm doanh thu, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề:

Đối với các khoản chiết khấu thương mại, hàng bán trả lại hoặc giảm giá hàng bán phát sinh cùng kỳ với tiêu thụ sản phẩm thì kế toán cần thực hiện hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu của kỳ phát sinh.

Đối với hàng hóa, sản phẩm đã tiêu thụ ở các kỳ trước và đến kỳ sau mới phát sinh chiết khấu thương mại, trả hàng hoặc giảm giá thì kế toán điều chỉnh theo nguyên tắc:

Trường hợp giảm do quyết toán công ty xây dựng

Đối với công trình xây dựng đã quyết toán nhưng sau đó cơ quan có thẩm quyền kiểm tra quyết toán làm thay đổi giá trị phải nộp giảm đi thì kế toán lập hóa đơn điều chỉnh giảm và hai bên sẽ giải quyết sau khi nhập hàng.

Hóa đơn điều chỉnh giảm là gì?

Hóa đơn theo quy định tại Khoản 1, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP được định nghĩa như sau:

“Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.”

Hóa đơn điều chỉnh giảm được hiểu là hóa đơn được lập để điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót mà nội dung điều chỉnh giảm về số lượng, chất lượng hoặc giá thành… của sản phẩm, dịch vụ bán.

Thủ tục xử lý khi điều chỉnh hóa đơn điện tử

Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định một số việc cần thực hiện khi xử lý hóa đơn điện có sai sót theo hình thức điều chỉnh như sau:

- Khi người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót thì hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

- Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế nhưng sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý sau người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

- Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Trên đây là quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót. Nếu bạn đọc có vướng mắc hãy gọi đến tổng đài 1900.6192 để được tư vấn.

Trong quá trình lập và xuất hóa đơn không thể tránh được một số sai sót, do đó người bán và người mua tiến hành ghi nhận sai sót là lập hóa đơn điều chỉnh tăng – giảm. Bài viết dưới đây của Hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ hướng dẫn bạn đọc cách hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm.

Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm là gì?

Theo Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người mua và người bán đã khai thuế nhưng phát hiện có sai sót thì người mua và người bán phải lập biên lai điều chỉnh giảm hoặc tăng có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ lỗi. Riêng người bán sẽ lập hạch toán hóa đơn điều chỉnh.

Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm khi nào?

Hóa đơn điều chỉnh giảm được lập khi có sự thay đổi giảm về số lượng, đơn giá, thành tiền hoặc các yếu tố khác của hàng hóa, dịch vụ đã ghi trên hóa đơn ban đầu, dẫn đến việc giảm giá trị của hóa đơn.

Mục đích của việc lập hóa đơn điều chỉnh giảm đó là sửa chữa các sai sót trong quá trình lập hóa đơn, trong quá trình bán hàng nhằm phản ánh đúng nghiệp vụ phát sinh.

Cụ thể, các trường hợp thường gặp phải xuất hóa đơn điều chỉnh giảm bao gồm:

Theo quy định tại Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC khi hóa đơn điện tử có sai sót về số lượng, đơn giá, tên hàng hóa, dịch vụ hoặc các thông tin khác, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để sửa chữa sai sót.

Hóa đơn điều chỉnh giảm được lập khi cần điều chỉnh các yếu tố về số lượng, đơn giá, thành tiền làm giảm giá trị của hóa đơn.

(2) Khách hàng trả lại, hoàn lại một phần hàng

Khi hàng hóa bị lỗi, kém chất lượng không như đã cam kết, dẫn đến khách hàng muốn trả lại hoặc hoàn lại hàng thì doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh giảm để hoàn trả lại một phần hoặc toàn bộ số tiền cho khách hàng.

Khi doanh nghiệp thực hiện các chương trình khuyến mãi, giảm giá cho khách hàng, cần lập hóa đơn điều chỉnh để ghi nhận lại số tiền giảm giá.

Trong trường hợp hợp đồng mua bán bị hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm để ghi nhận lại số tiền đã thanh toán trước đó của khách hàng, đối tác.

Khi nào thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử?

Điều chỉnh được hiểu là sửa đổi, sắp xếp lại cho đúng hơn, hợp lí hơn. Tương tự như nghĩa chung đó, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử được đặt ra khi có sai sót.

Tuy nhiên, không phải trường hợp nào hóa đơn điện tử có sai sót cũng xử lý theo hình thức điều chỉnh mà mỗi trường hợp sai sót sẽ có cách xử lý khác nhau.

Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có sai sót được xử lý theo những cách sau:

Nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

(2) Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót (sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót) thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

(3) Điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót (sai mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng) thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Nếu người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Lưu ý: Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.

- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót, trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì cơ quan này thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán kiểm tra sai sót.

Tóm lại, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử được thực hiện khi hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai về mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.